Programmets oppbygning
Nøkkelbanken er bygget opp rundt fire hovedregistre. For hvert låssystem opprettes ett nøkkelregister og ett sylinderregister, og for hvert bygg oppretetteser dørregister. I tillegg finnes et personregister.
Dersom programmet håndterer flere låssystem, er personregisteret felles. På denne måten kan nøkler fra flere låssystem knyttes opp til én person.
Hvis det er registrert flere låssystem i programmet, er det en oversikt over disse i et femte register systemregisteret. På samme måte er det oversikt over bygningene i et bygningsregister.
Personregisteret
I personregisteret finnes seks felter. I standardoppsettet er disse feltene beregnet for navn, avdeling, adresse, poststed, telefonnummer og eventuelle merknader. Feltenes benevning kan endres for bedre å passe ulike måter for å identifisere og kommunisere med medarbeidere (f.eks ved hjelp av henholdsvis ansettelsesnummer og e-post).
Nøkkelregisteret
I nøkkelregisteret kan det registreres følgende data: Nøkkelnummer, -navn og stempling; antall nøkler i lager, i bestilling, mistede og kasserte, samt hvor nøkkelen normalt finnes i lager.
Sylinderregister
I sylinderregisteret kan man registrere sylindernavn og -nummer, sylinderens betegnelse og utførelse samt sylinderens merking. Det finnes også et merknadsfelt for hver enkelt sylinder hvor det kan registreres annen informasjon om sylinderen.
Dørregister
Registreringsmulighetene i dørregisteret utgjør et hovedskille mellom ulike programversjoner. Dør- og bygnignsregisteret finnes bare i den utvidete versjonen.
For hver dør kan det angis to ulike sylindre, en hovedlås og en tilleggslås.
Dette er en kopling mot sylindrene i sylinderregisteret. Dette gjør det
enkelt å registrere informasjon om flytting av sylindre osv da man lett kan markere at en sylinder ikke benyttes, og istedet hente opp en annen sylinder. Informasjon om hvilke nøkler og personer som kan låse opp døren oppdateres da automatisk.
I tillegg håndteres informasjon om dørtype, beskyttelsesklasse (FG-krav), slagretning, dørtykkelser, type låskasse og skilt, samt skiltets utførelse.
Videre finnes et fritekstfelt for registrering av annet utstyr montert på døren, samt felt for dørbetegnelse (egen, valgt betegnelse for visse type dører, og refererer til en beskrivelse som lagres i eget register).
Det finnes også et merknadsfelt for hver enkelt dør, hvor det eksempelvis kan registreres servicehistorie på låsutstyr.